Politique de confidentialité

Objet de la politique

La présente politique explique comment sont traitées les données personnelles lorsque vous utilisez EMDR Point (le « Service »), une application en ligne de stimulation bilatérale visuelle destinée aux praticiens EMDR, utilisable en cabinet, en visio ou au téléphone.

Elle s'adresse aux praticiens qui créent un compte (le « Praticien » ou « vous »), aux visiteurs du site et, pour leur information, aux patients qui ouvrent un lien de séance ou reçoivent un rappel (le « Patient »).

Le Service est réservé aux professionnels. Il ne réalise aucun acte de soin et n'établit aucun diagnostic : c'est un outil au service du Praticien, qui reste seul responsable de sa pratique clinique.

Des annexes territoriales complètent la présente politique pour l'Union européenne et l'Espace économique européen, le Royaume-Uni, la Suisse et le Canada. En cas de contradiction, l'annexe applicable à votre situation prévaut.

Date d'entrée en vigueur : [[À COMPLÉTER : date d'entrée en vigueur]].

Qui sommes-nous

Le Service est édité par la société identifiée dans les mentions légales (page /mentions-legales.php), ci-après l'« Éditeur ». Sa dénomination, son siège social et son numéro d'immatriculation y figurent. L'Éditeur est une société de droit français, établie en France.

Pour toute question relative à vos données personnelles, écrivez à privacy@emdr-point.com.

Délégué à la protection des données : [[À COMPLÉTER : indiquer si un délégué a été désigné et, le cas échéant, son identité ou celle de l'organisme désigné et son adresse de contact]].

Pour signaler une faille de sécurité : security@emdr-point.com. Pour une question de facturation : facturation@emdr-point.com.

Deux rôles distincts

L'Éditeur intervient en deux qualités distinctes, selon les données concernées.

• Responsable de traitement : pour les données de votre compte, de votre abonnement et de votre facturation, pour les données des visiteurs du site et pour les données de sécurité (journaux de connexion, limitation des tentatives). L'Éditeur détermine alors pourquoi et comment ces données sont traitées.
• Sous-traitant : pour les données que vous saisissez sur vos patients et pour celles que vos patients transmettent par le Service (fiches, séances, notes, réponses aux rappels). Vous êtes alors le responsable de traitement. L'Éditeur ne traite ces données que sur vos instructions, pour vous fournir le Service, et ne les utilise à aucune fin qui lui serait propre.

Le traitement des données de vos patients est régi par l'accord de sous-traitance (article 28 du RGPD) que vous acceptez à l'inscription, consultable sur la page /sous-traitance.php. Pour ces données, cet accord prévaut sur la présente politique.

Ces données peuvent révéler qu'une personne suit une psychothérapie. Elles constituent alors des données concernant la santé (article 9 du RGPD). En qualité de responsable de traitement, il vous appartient de disposer d'une base légale et de l'une des exceptions prévues à l'article 9.2 du RGPD, d'informer vos patients et de répondre à leurs demandes.

Si vous êtes patient : votre praticien est votre interlocuteur pour vos données. Si vous écrivez à l'Éditeur, il transmet votre demande à votre praticien, dans la mesure où il peut l'identifier, et l'aide à y répondre.

Données traitées

Le Service ne collecte que les données nécessaires à son fonctionnement. Elles se répartissent en trois groupes.

Données de votre compte (l'Éditeur est responsable de traitement) :

• Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse électronique, pays, ville, langue et, si vous les renseignez, adresse postale, région, code postal et téléphone.
• Mot de passe : seule une empreinte est conservée, jamais le mot de passe lui-même.
• Confirmation de votre adresse électronique : date d'envoi du lien et date de confirmation. Le lien envoyé n'est conservé que sous forme d'empreinte.
• Préférences et personnalisation : réglages de séance enregistrés, images que vous téléversez pour le stimulus, choix de communiquer ou non votre adresse électronique à vos patients et, dans l'offre Intégral, nom du cabinet, logo, couleurs et police affichés sur l'écran du patient.
• Abonnement et facturation : offre, périodicité, zone tarifaire et devise, dates d'essai et d'abonnement, codes promotionnels utilisés, paiements et factures, identifiant client attribué par le prestataire de paiement. L'Éditeur transmet à ce prestataire vos nom, prénom et adresse électronique. Vos données de carte bancaire sont saisies directement sur la page de paiement du prestataire : l'Éditeur n'y a jamais accès.
• Preuves d'acceptation : date à laquelle vous avez accepté les conditions d'utilisation et l'accord de sous-traitance et pris connaissance de la présente politique et, si vous exercez en France, date à laquelle vous avez pris connaissance de l'information relative à l'hébergement des données de santé.
• Sécurité : journal de vos 30 dernières connexions, réussies ou échouées (date, adresse IP, navigateur), date de dernière connexion, nombre de connexions, demandes de réinitialisation du mot de passe (date, adresse IP ; le lien envoyé n'est conservé que sous forme d'empreinte).
• Échanges avec l'équipe : signalements de problème envoyés depuis votre espace (type, message, page concernée) et courriels que vous adressez à l'Éditeur.
• Journal des courriels : pour chaque message envoyé par le Service, une adresse masquée et non réversible, dont seules quelques lettres restent lisibles, l'objet, la nature du message et le statut d'envoi. Le contenu du message est effacé dès qu'il est parti.

Données des visiteurs du site (l'Éditeur est responsable de traitement) :

• Langue d'affichage et zone tarifaire choisies, mémorisées le temps de votre session. La langue de votre navigateur peut servir à proposer une langue et un pays par défaut. Lorsque l'infrastructure d'hébergement l'indique, le pays associé à votre connexion peut servir à afficher les tarifs de votre zone ; il n'est pas enregistré.
• Données techniques transmises par tout navigateur lors de la consultation d'un site (adresse IP, type de navigateur). [[À COMPLÉTER : préciser si le serveur web conserve des journaux d'accès et pour quelle durée]].
• Limitation des tentatives : lorsqu'une connexion échoue, ou qu'un lien de réponse à un rappel invalide est utilisé, l'identifiant ou le lien saisi, l'adresse IP et la date sont enregistrés pour bloquer les tentatives répétées.
• Le site ne contient aucun outil de mesure d'audience ni aucun traceur publicitaire. Les polices de caractères sont servies par le site lui-même : aucune donnée n'est transmise à un service de polices tiers.

Données des patients (l'Éditeur est sous-traitant, pour votre compte) :

• Fiche patient (offre Intégral) : libellé ou pseudonyme et adresse électronique du patient, tous deux chiffrés dans la base de données, derniers réglages du stimulus utilisés et, si vous l'activez, lien de séance permanent propre au patient.
• Séances : dates prévues et effectives, réglages du stimulus (vitesse, taille, couleurs, image éventuelle, durée), langue, statut, titre facultatif, motif d'annulation (chiffré), indication de connexion de l'écran du patient. Le titre de séance n'est pas chiffré : n'y inscrivez pas le nom de votre patient.
• Notes de séance (offre Intégral) : chiffrées dans la base de données.
• Rappels (offre Intégral) : courriels envoyés au patient la veille et 30 minutes avant la séance, contenant le lien de séance et l'heure du rendez-vous.
• Réponses du patient à un rappel : demande d'annulation, de report ou de contact, motif (chiffré), date et adresse IP de l'envoi. Vous en êtes averti par un courriel qui indique la nature de la demande, la date de la séance et l'adresse électronique du patient ; le motif n'y figure pas.
• Écran du patient : il ne reçoit que les réglages du stimulus et, dans l'offre Intégral, la personnalisation de votre cabinet. Il ne dépose aucun cookie. Seule la langue choisie par le patient est mémorisée, dans son propre navigateur.

Les données signalées comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires à la création du compte ou à la fonction concernée : sans elles, celle-ci ne peut pas être fournie. Les autres sont facultatives.

L'Éditeur ne vend ni ne loue aucune donnée et n'utilise ni vos données ni celles de vos patients à des fins publicitaires.

Finalités et bases légales

Chaque traitement repose sur une base légale prévue à l'article 6 du RGPD.

• Créer et gérer votre compte, confirmer votre adresse électronique, vous fournir le Service et l'assistance, vous adresser les courriels de service (confirmation d'adresse, réinitialisation du mot de passe, fin d'essai, échéance de conservation, avis de réponse d'un patient) : exécution du contrat (article 6.1.b).
• Gérer l'abonnement, le paiement, la facturation et la TVA : exécution du contrat ; tenue de la comptabilité et conservation des factures : obligation légale (article 6.1.c).
• Vérifier, d'après votre pays, que la vente n'est pas interdite par des mesures restrictives internationales (sanctions) : obligation légale (article 6.1.c).
• Conserver la preuve de votre acceptation des conditions et de votre prise de connaissance de l'information relative à l'hébergement des données de santé : intérêt légitime de l'Éditeur à justifier de ses engagements et à se défendre en cas de litige (article 6.1.f).
• Sécuriser le Service, détecter et bloquer les tentatives d'intrusion, prévenir la fraude : intérêt légitime de l'Éditeur et de ses utilisateurs à disposer d'un service sûr (article 6.1.f).
• Traiter vos signalements de problème et améliorer le Service à partir de ceux-ci : intérêt légitime (article 6.1.f).
• Afficher le site dans la langue et avec la zone tarifaire choisies : intérêt légitime (article 6.1.f), au moyen d'un cookie strictement nécessaire (voir la section « Cookies et stockage local »).
• Répondre aux demandes d'exercice de droits : obligation légale (article 6.1.c) ; constater, exercer ou défendre des droits en justice : intérêt légitime (article 6.1.f).
• Traiter les données de vos patients : sur vos instructions, en qualité de sous-traitant, pour exécuter le contrat qui vous lie à l'Éditeur. La base légale de ce traitement relève de vous, en qualité de responsable de traitement.

Lorsqu'un traitement repose sur l'intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière (voir la section « Vos droits »).

Le Service ne réalise aucun profilage. En dehors du blocage de la vente imposé par les sanctions internationales, il ne prend à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques ou vous affecterait de manière significative.

Communications commerciales : [[À COMPLÉTER : indiquer si l'Éditeur adresse des lettres d'information ou des offres commerciales, sur quelle base légale (consentement, ou intérêt légitime pour des services analogues) et comment s'y opposer]].

Destinataires et prestataires

Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées de l'Éditeur, tenues à la confidentialité, dans la limite de ce que leur mission exige. La console d'administration utilisée par l'équipe est conçue pour ne pas pouvoir déchiffrer les données des patients.

L'Éditeur fait appel aux prestataires suivants :

• Hébergement : un prestataire d'hébergement en nuage situé dans l'Union européenne (France), qui héberge le Service, ses bases de données et les fichiers téléversés.
• Paiement : Stripe Payments Europe Ltd (Irlande), pour le paiement en ligne, la gestion des abonnements, le calcul de la TVA et les factures. Pour certaines de ses propres obligations, notamment la prévention de la fraude et ses obligations réglementaires en matière financière, Stripe peut agir en qualité de responsable de traitement distinct, selon sa propre politique de confidentialité.
• Envoi des courriels : Sinch Mailjet SAS (France), pour les courriels du Service, y compris les rappels adressés à vos patients.
• Messagerie : [[À COMPLÉTER : nature et localisation du prestataire qui héberge les boîtes de réception de l'Éditeur]], pour les courriels que vous adressez à l'Éditeur.

Lorsqu'il agit pour le compte de l'Éditeur, chaque prestataire est lié par un contrat qui l'oblige à protéger les données, à ne les traiter que sur instruction et à respecter la réglementation applicable. La liste des sous-traitants ultérieurs qui traitent les données de vos patients figure dans l'accord de sous-traitance.

Autres destinataires :

• vos patients, qui reçoivent votre adresse électronique comme adresse de réponse des rappels si vous activez cette option (offre Intégral) ;
• le cas échéant, les conseils de l'Éditeur soumis au secret professionnel (expert-comptable, avocat), pour les seules données nécessaires à leur mission ;
• les autorités administratives ou judiciaires, uniquement lorsque la loi l'exige.

Transferts hors de l'Union européenne

Les données du Service sont hébergées dans l'Union européenne.

Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l'Espace économique européen. C'est le cas de Stripe, dont la société mère est établie aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), pour les entreprises certifiées, et/ou par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Si un autre prestataire, ou l'un de ses propres sous-traitants, devait accéder aux données depuis un pays tiers, ce transfert serait encadré par l'une des garanties prévues aux articles 45 et 46 du RGPD : décision d'adéquation, ou clauses contractuelles types complétées si nécessaire de mesures supplémentaires.

Sauf indication contraire dans une annexe territoriale, les données des praticiens établis hors de l'Union européenne, et celles de leurs patients, sont elles aussi hébergées dans l'Union européenne. [[À COMPLÉTER : confirmer le lieu d'hébergement des données des praticiens établis au Canada]].

Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à privacy@emdr-point.com.

Durées de conservation

Les données sont conservées le temps nécessaire à chaque finalité, puis supprimées ou anonymisées.

• Compte : pendant toute la durée du compte. Vous pouvez le supprimer à tout moment depuis votre espace. La suppression efface votre compte et, en cascade, vos patients, vos séances, vos notes, vos réglages enregistrés, votre personnalisation et les réponses reçues. [[À COMPLÉTER : effacement des images et logos téléversés lors de la suppression du compte, et délai d'effacement dans les sauvegardes]].
• Compte gratuit inactif : [[À COMPLÉTER : durée d'inactivité au terme de laquelle un compte est supprimé, après information préalable]].
• Fin d'un essai : votre compte revient à l'offre Libre. Les données que vous avez créées dans le Service, notamment les fiches patients, les séances et les notes, sont conservées 365 jours. Pendant ce délai, vous ne pouvez plus consulter celles qui relèvent de l'offre supérieure, mais vous pouvez toutes les récupérer par l'export de vos données ; elles redeviennent accessibles si vous vous abonnez. Un courriel vous prévient 30 jours avant l'échéance. L'équipe de l'Éditeur supprime ensuite ces données [[À COMPLÉTER : délai maximal de suppression après l'échéance]]. Votre compte, vos factures et votre journal de connexions sont conservés.
• Fin d'un abonnement payant : votre compte revient à l'offre Libre. Vous ne pouvez plus consulter les données qui relèvent de l'offre supérieure, mais vous pouvez les récupérer par l'export de vos données ; elles redeviennent accessibles si vous vous abonnez de nouveau. [[À COMPLÉTER : durée de conservation de ces données après la fin d'un abonnement payant, préavis et suppression]].
• Fiches patients et notes de séance : jusqu'à leur suppression par vous ou la suppression de votre compte, sous réserve des règles ci-dessus. La suppression d'une fiche patient n'efface pas les séances, les notes et les réponses qui s'y rattachaient.
• Séances et réponses des patients, y compris l'adresse IP enregistrée avec chaque réponse : pendant toute la durée du compte, sous réserve des règles ci-dessus. [[À COMPLÉTER : durée de conservation propre aux séances et aux réponses, ou moyen de les supprimer une à une]].
• Factures et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L. 123-22 du code de commerce), y compris après la suppression du compte.
• Preuves d'acceptation des conditions : pendant la durée du compte, puis [[À COMPLÉTER : durée après clôture du compte, par exemple 5 ans, durée de la prescription de droit commun]].
• Journal des connexions : les 30 dernières connexions de chaque praticien ; les plus anciennes sont effacées au fil de l'eau.
• Traces des tentatives de connexion et d'accès : 24 heures.
• Lien de confirmation de l'adresse électronique : jusqu'à la confirmation de l'adresse.
• Demandes de réinitialisation du mot de passe : [[À COMPLÉTER : durée de conservation]].
• Journal des courriels : 7 jours pour un message envoyé, 30 jours pour un message en échec.
• Signalements de problème et échanges avec l'équipe : le temps de leur traitement, puis [[À COMPLÉTER : durée maximale de conservation]].
• Journal des opérations d'administration : 365 jours, puis archivage [[À COMPLÉTER : durée de conservation des archives]].
• Cookie de session : jusqu'à la fermeture du navigateur ou la déconnexion. Préférences mémorisées dans le navigateur : jusqu'à ce que vous les effaciez.

Sécurité

L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données traitées, notamment :

• chiffrement de toutes les communications (HTTPS) ;
• chiffrement, dans la base de données, des données qui identifient les patients (libellé, adresse électronique), des notes de séance, des motifs d'annulation et des messages laissés par les patients, avec une clé qui n'est pas conservée dans la base de données ;
• mots de passe et liens de confirmation ou de réinitialisation conservés sous forme d'empreinte, jamais en clair ;
• cloisonnement strict : chaque praticien n'accède qu'à ses propres données ;
• console d'administration séparée, conçue pour ne pas pouvoir déchiffrer les données des patients ;
• limitation des tentatives de connexion et journalisation des connexions ;
• liens de séance aléatoires et non devinables ; écran du patient sans cookie ;
• adresses masquées dans le journal des courriels, dont le contenu est effacé après envoi.

Aucune mesure ne supprime tout risque. En cas de violation de données personnelles, l'Éditeur la notifie à l'autorité de contrôle compétente lorsque la loi l'exige, si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, et informe les personnes concernées lorsque le risque pour leurs droits et libertés est élevé. Pour les données de vos patients, il vous informe dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, afin que vous puissiez remplir vos propres obligations.

Vous contribuez à cette sécurité : choisissez un mot de passe robuste, ne le partagez pas, et ne transmettez un lien de séance qu'au patient concerné.

La page /securite.php présente ces mesures en détail.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• accès : savoir si des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie ;
• rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ; la plupart sont modifiables directement dans votre profil ;
• effacement : obtenir la suppression de vos données, sous réserve des obligations de conservation, par exemple pour les factures ; vous pouvez supprimer vous-même votre compte depuis votre espace ;
• limitation : obtenir le gel temporaire d'un traitement ;
• opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
• portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine ; l'export au format JSON est disponible à tout moment dans votre espace, quelle que soit votre offre ;
• retrait du consentement : lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà effectués.

Pour exercer vos droits, écrivez à privacy@emdr-point.com, de préférence depuis l'adresse associée à votre compte. En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'Éditeur peut vous demander un justificatif, limité à ce qui est nécessaire.

L'Éditeur vous répond dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si les demandes sont nombreuses ; vous en êtes alors informé dans le premier mois. L'exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données. En France : Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr. Les autorités des autres pays sont indiquées dans les annexes.

Si vous êtes patient, adressez-vous en priorité à votre praticien, responsable des données vous concernant. L'Éditeur l'aide à vous répondre.

Cookies et stockage local

Le site et l'espace praticien déposent un seul cookie : un cookie de session, strictement nécessaire. Il maintient votre connexion, mémorise la langue d'affichage et la zone tarifaire choisies, et protège les formulaires contre les requêtes frauduleuses (jeton anti-CSRF). Il est inaccessible aux scripts (HttpOnly), n'accompagne pas les requêtes secondaires émises depuis d'autres sites (SameSite=Lax) et ne circule que par connexion chiffrée (Secure). Il expire à la fermeture du navigateur ou à la déconnexion.

Le Service utilise aussi le stockage local du navigateur pour deux préférences : le thème clair ou sombre de l'espace praticien, et la langue choisie sur l'écran du patient. Ces informations restent dans le navigateur, ne sont pas transmises à l'Éditeur et ne servent qu'à l'affichage.

L'écran du patient ne dépose aucun cookie.

Le Service n'utilise aucun cookie ni traceur de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social. Les traceurs utilisés étant strictement nécessaires au service que vous demandez, ou mémorisant un choix d'affichage que vous avez fait, ils sont dispensés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés, article 5.3 de la directive 2002/58/CE). Aucun bandeau de consentement n'est donc affiché.

Vous pouvez supprimer ces informations à tout moment depuis les réglages de votre navigateur. Sans cookie de session, la connexion à votre espace est impossible.

Mineurs

Le Service est réservé aux professionnels. Il ne s'adresse pas aux mineurs, et l'Éditeur ne collecte pas sciemment de données concernant un mineur en qualité d'utilisateur.

Un praticien peut suivre des patients mineurs. Il lui appartient alors, en qualité de responsable de traitement, de recueillir les autorisations requises par la loi de son pays, notamment celles des titulaires de l'autorité parentale, et d'adapter l'information donnée au patient.

Données de santé en France (HDS)

En France, l'article L. 1111-8 du code de la santé publique impose que les données de santé à caractère personnel, recueillies à l'occasion d'activités de prévention, de diagnostic, de soins ou de suivi social et médico-social, pour le compte de la personne ou de l'organisme qui les produit ou les recueille, soient hébergées par un hébergeur certifié « hébergeur de données de santé » (HDS).

La plateforme EMDR Point n'est pas, à ce jour, certifiée HDS.

Si vous exercez en France, cette information vous est présentée lors de l'inscription. Vous en prenez connaissance avant de créer votre compte, et la date de cette prise de connaissance est enregistrée.

Il vous appartient d'apprécier, au regard de votre statut professionnel et des données que vous saisissez, si votre usage du Service relève de cette obligation. Cette information ne dispense personne des obligations que la loi lui impose. Pour limiter les données sensibles, vous pouvez désigner vos patients par un pseudonyme et ne pas utiliser les notes de séance.

Modifications

L'Éditeur peut modifier la présente politique, notamment pour suivre l'évolution du Service ou de la réglementation. La date d'entrée en vigueur figure en tête du document.

En cas de modification substantielle, vous en êtes informé par courriel ou dans votre espace praticien avant son entrée en vigueur. Les versions antérieures sont disponibles sur demande à privacy@emdr-point.com.

Où que vous exerciez

Le Service s'adresse en priorité aux praticiens établis dans l'Union européenne, au Royaume-Uni, en Suisse, en Norvège, en Islande et au Canada. L'inscription reste possible depuis tout pays.

La présente politique applique à tous les praticiens le niveau de protection du RGPD. Les annexes ci-dessous précisent les règles propres à l'Union européenne et à l'Espace économique européen (dont la Norvège et l'Islande), au Royaume-Uni, à la Suisse et au Canada.

Autres pays : si vous exercez dans un autre pays, la présente politique s'applique, complétée par les droits supplémentaires que vous accorde votre loi nationale. Vos données et celles de vos patients sont hébergées dans l'Union européenne. Il vous appartient de vérifier que l'utilisation du Service, et notamment l'hébergement à l'étranger des données de vos patients, est compatible avec les règles de votre pays et de votre profession. Pour toute question, écrivez à privacy@emdr-point.com.

Contact

Données personnelles : privacy@emdr-point.com. Sécurité : security@emdr-point.com. Facturation : facturation@emdr-point.com. Autres questions : contact@emdr-point.com.

Les coordonnées postales de l'Éditeur figurent dans les mentions légales (page /mentions-legales.php).

Annexes territoriales

Choisissez le territoire où vous exercez.